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紫金铜业有限公司白银供应链尽职调查管理办法
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第一章   总则


第一条 为确保公司白银供应的合法合规,建立透明的白银供应链,以及公司可持续参与国际白银供应并获得利益,防止因白银供应引发冲突、侵犯人权和造成不稳定等,特制订本管理办法。

第二章 白银供应链尽职调查规则适用范围


第二条 本白银供应链尽职调查规则,适用于紫金铜业有限公司、以及与紫金铜业有限公司有限公司有白银交易、白银加工的所有白银供应商、白银相关合作伙伴。(包括白银生产商、中间商、白银交易商、出口商和运输商


第三章 白银供应链公司内部组织架构及责任


第三条 白银供应链公司内部组织架构
紫金铜业有限公司为白银供应链尽职调查设立了专门的组织,组织结构如下:
组长(总经理)—副组长—合规专员—小组成员。
第四条 白银供应链公司内部组织责任。
1、组长
总经理,白银供应链尽职调查总负责。
2、副组长
总经理授权的副组长(市场部负责人),负责审批是否与高风险供应商合作,合同签订对供应商进行审查。
3、小组成员
小组成员对白银供应链上的所有事情负责,确保在高风险供应链或交易时采取了恰当的措施,并有义务就责任供应链方面进行培训,起草和更新白银供应链政策,为高级管理者履责提供准确的信息。
(1)有权监查白银供应链尽职调查过程,并评估尽职调查是否充分进行;如果认为必要,有权要求提供附加文件或信息。
(2)如果存在高风险供应链或交易,需要及时向业务分管副总汇报。
(3)定期对员工进行白银供应链规则培训,起草和更新白银供应链规则,为管理层履责提供准确的信息。
(4)每年至少一次对重要现货客户进行现场调查;
(5)协助与鼓励现货白银供应商承诺且书面确认遵守白银供应链尽职规则;
(6)如出现异常情况需及时向副组长(市场部负责人)报告。
4、验收管理员负责对原料银仔细称重、产地鉴别记录,对交货人身份信息进行确认,保证原料银接收的准确性,负责对原料银投料前的保管。
5、技术质量中心质检科要确保检测原料银成份的准确性。
6、生产厂组织原料银投料生产,做好投料记录,在生产过程中采用封闭式流程,确保白银生产加工的安全性与可追溯性。
7、市场部在交易过程中,采用监督机制,确保交易的安全性,保证公司不参与恐怖主义融资。
8、市场部制定培训计划,对班组长以上人员组织培训,学习LBMA 负责任白银指南的相关内容,准确掌握公司负责任白银管理的相关政策。

第四章 髙风险白银供应链评判标准


第五条 髙风险白银供应链注意事项
1、与白银开采、运输和交易有关的系统化、广泛化的侵犯人权行为;
2、直接或间接的支持非政府武装集团、公共或私人安全部队(参考OECD冲突影响地区和高风险地区矿产供应链尽职调查指南白银附录中的定义);
3、贿赂而来或者是掩盖白银真实来源;
4、洗钱和恐怖主义融资;
5、加剧冲突。
6、来自于已知的受冲突影响和侵犯人权高风险地区,或者有理由怀疑是运经该高风险地区的。
7、原料银供应方或者其他已知的上游公司是位于洗钱、犯罪或腐败高 风险的国家。
8、原料银供应方或其他已知的上游公司活动于高风险的商业领域,例如:武器装备、博彩和赌博业、钻石贸易、宗教及其领袖。
9、来自于中国及其他国家政府机关公务人员身份。
10、来自于有犯罪前科的经营者、涉黑背景的机构或个人。
11、来自于那些已知储备少、资源储量少或预期产量水平低的国家。
12、来自于已知的受冲突影响和侵犯人权高风险地区,或者有理由怀疑是运经该高风险地区的。
13、来自于或运经受冲突影响或侵犯人权高风险地区。
第六条 白银供应链髙风险类别标准
1、原料银来源于、中转或者运经冲突影响或侵犯人权高风险地区。
2、原料银声称来源于一个已知储量有限、资源有限或预计白银产量有限的国家。
3、原料银来源于已知的冲突影响和侵犯人权的高风险地区,或者有理由怀疑经此地区中转的。
4、在白银供应链中的公司或者其他已知的上游公司位于一个有着洗钱、犯罪和贪汚高风险的国家。
5、在白银供应链中的公司或其他已知的上游公司的收益所有人是政治敏感人物。
6、在白银供应链中的公司或其他已知的上游公司积极参与高风险商业活动,例如武器、赌博、赌业、古董和艺术品、钻石,宗教和宗教 领袖。


第五章 白银供应链尽职调查规定


第七条 白银供应链尽职调査措施
公司内部对白银交易、白银加工的所有白银供应商建立相应的白银供应链尽职调查措施,并在交易时明确告知。白银供应链尽职调查措施主要包含:
1、建立供应链客户档案。包括:名称、法定代表人、地址、联系方式、运营方式、交易合同等。
2、对既有供应链客户需进行年度核查,如有新建及变更的客户,需及时对其进行档案资料核查,并更新档案资料库。
3、确定供应链的每一客户不在任何政府的洗钱、诈骗或恐怖主义通缉名单上。
4、定期获取供应链客户经营状况(包括商业与财务详情)及交易目等信息。
第八条 原料产银客户
原料银客户,在交易时,需注意以下问题,同时告知客户:
1、必须获得白银的产地来源信息;
2、提供采矿许可证;
3、提供进/出口白银或者精矿许可证;
4、采矿情况信息证明,包括:是否侵犯人权、是否违规操作等;
5、开采能力数据;
6、公司会持续不断的对矿产金客户进行尽职调查。
第九条 高风险情况处理步骤
通过风险等级判断,出现高风险情况时,公司将采取以下步骤进行处理:
1、现场调查/访问高风险供应链,证实供应链尽职调查文件记录的调查结果。
2、对于开采的白银:使用可信的独立来源的文件、数据和信息来核 实情况,从矿山到精炼厂,供应链中每一家公司(包括白银生产商、中间商、白银交易商、出口商和运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。


第六章 白银供应链交易监控


公司将对交易关联的过程贯穿始终的审查和监管,来确保交易时 对供应链的了解和风险预测一致。对交易的监管运用基于风险的方法 来开展。因此,公司对每一批收到的白银获取并记录以下信息:
第十条 原料银
1、预估的重量和化验结果(来自供应方)。
2、航运/货运单据(运货/空运单、形式发票)。
3、高风险交易的进/出口表格。


第七章 白银供应链尽职调查文件档案管理


按照统一的要求和格式,遵照入档完整、准确、系统、安全和有效利用的原则,建立客户档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保客户档案 完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。
第十一条 归档范围
1、与供应商签订的原料银购销协议及原料银加工协议。
2、供应商的入库、出库单据及成色单据。
3、供应商加工提货单。
4、供应商购销结算表及加工结算表。
第十二条 档案人员职责
1、部门配备的专职档案人员,负责部门档案的收集、整理、保管、鉴定、 统计工作。
2、每年至少组织二次档案员培训,更新知识,明确归档范围,加强档案意 识,查找日常不足,从档案材料形成之日起做好收集、积累工作。
3、部门档案管理小组:
组  长:部门经理;
副组长:部门副经理;
成  员:档案员。
第十三条 收集整理要求
1、按照归档范围及时、完整、准确收集部门工作中形成的各种文件材料。
2、归档的文件其制作程序符合规范要求,制成材料具有耐久性。
3、卷内文件材料排列有序,反映问题集中,保持文件间的有机联系。
4、案卷标题简明确切,能充分提示卷内文件的主要内容。
5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。
6、档案分类、组卷科学,便于保管和利用。
第十四条 档案保管
1、对接收进综合档案室的档案,应按规定严格分类、组卷、编目,对不符 合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。
2、加强档案管理,编制科学、实用的档案检索工具,方便对档案的有效利用。
3、积极做好档案的利用工作,建立借阅登记等记录。
4、加强档案信息资源的开发利用,维护档案实体的完整与安全。
5、对档案保管情况要定期检查,发现破损或变质的档案,应及时进行修补、 复制或其他处理。
6、公司要保存足够的供应链的证明文件记录,按照供应链尽职调查系统的 标准来评判风险的要求,来证明充分且持续的完成了尽职调查。记录保存至少5 个会计年度。
第十五条 档案利用
1、凡本部门需查阅档案材料,应办理查阅登记手续,借出部门的档案必须 经部门经理或副经理签字同意后方可借出;查阅档案需经本部门经理或副经理签 字同意方可查阅,如需复印要登记清楚;
2、未办理查阅、借出手续或发现手续不全者,档案员拒绝提供查阅档案。
3、查阅档案只限在指定场所进行,档案员要做好全程监督,未经批准不得将案卷带出。
4、在借阅过程中,应保持档案资料完整无缺,不得擅自涂改、拆页、撕毁、 污损、划杠、拆角、添字等,对无故损坏档案者视情节轻重酌情处理。
5、严守机密,不得翻阅和摘抄利用以外的档案。


第八章 白银供应链尽职培训


公司每年会对白银供应链中的所有员工进行该岗位规则的培训, 并将培训计划纳入公司年度培训计划当中。相关科室班组长以上员工必须参加,并通过培训签到的形式进行相关培训确认。建立的相应培训档案及记录等至少保存5个会计年度。
第十六条 培训方式
采用内训讲解授课方式,讲师由部门负责人指定,人力资源部配合安排。
第十七条 培训反馈
培训后,由基层管理者进行培训效果检查,检查不合规者,进行再培训,再培训名单由基层管理者提供。


第九章 附则


第十八条 本制度最终解释权归紫金铜业有限公司。

 
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